Eine ordnungsgemäße bEM-Einladung ist für Arbeitgeber weit mehr als ein formaler Zwischenschritt. Gerade vor einer krankheitsbedingten Kündigung kann sie darüber entscheiden, ob der Arbeitgeber seiner gesteigerten Darlegungslast zur Verhältnismäßigkeit der Kündigung gerecht wird. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 07.05.2026 – 2 AZR 184/25 den Blick erneut auf eine in der Praxis häufig unterschätzte Frage gelenkt: den belastbaren Nachweis, dass die Einladung den Arbeitnehmer tatsächlich erreicht hat.
Ein betriebliches Eingliederungsmanagement (bEM) ist gemäß § 167 Abs. 2 Sozialgesetzbuch Neuntes Buch (SGB IX) vorgesehen, wenn Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig sind. Es soll klären, wie Arbeitsunfähigkeit überwunden, weiteren Fehlzeiten vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann. Die Teilnahme erfolgt mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person. Vorher muss der Arbeitgeber insbesondere über Ziele sowie Art und Umfang der erhobenen und verwendeten Daten informieren.
Sachverhalt der Entscheidung vom 07.05.2026
In dem vom Bundesarbeitsgericht entschiedenen Fall ging es um die Wirksamkeit einer ordentlichen krankheitsbedingten Kündigung und die Frage, ob der Arbeitgeber ein bEM ordnungsgemäß eingeleitet hatte. Der Arbeitgeber hatte den Arbeitnehmer mit Schreiben vom 11.10.2023 erneut zu einem bEM eingeladen und dieses Schreiben als Einwurf-Einschreiben versandt. Der Zugang der Einladung war zwischen den Parteien streitig.
Damit stand nicht allein der Inhalt des Einladungsschreibens im Mittelpunkt. Entscheidend war auch, ob der Arbeitgeber den Zugang der Einladung prozessual nachweisen konnte. Denn für den Zugang einer bEM-Einladung trägt der Arbeitgeber die Darlegungs- und Beweislast.
Die Entscheidungsgründe: Einwurf-Einschreiben ist kein Selbstläufer
Das Bundesarbeitsgericht führt aus: Eine verkörperte Erklärung unter Abwesenden geht entsprechend § 130 Abs. 1 Satz 1 BGB zu, sobald sie in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist und unter normalen Umständen die Möglichkeit zur Kenntnisnahme besteht. Der Briefkasten zählt zu diesem Machtbereich.
Für ein Einwurf-Einschreiben genügt es jedoch nicht, lediglich eine Sendungsnummer, einen Einlieferungsbeleg oder einen Online-Sendungsstatus vorzulegen. Im vorliegenden Verfahren wurde bei der Zustellung das sog. „Scan-Verfahren“ genutzt. Dabei scannt der Postbote die Sendung, bestätigt damit den Einwurf und wirft den Brief aber erst anschließend in den Briefkasten. Da das Einscannen also den Einwurf nicht bestätigen kann, da der Einwurf erst anschließend erfolgt, geht das BAG davon aus, dass zwischen dem Scannen und dem Einwurf noch ein Ereignis hinzutreten kann, sodass der Einwurf tatsächlich nicht erfolgt. Das Scannen kann aus Sicht des BAG den Zugang daher nicht nachweisen, sodass schon der erste Anscheinsbeweis nicht vom Arbeitgeber geführt werden kann. Der Beweis kann in der Regel auch nicht durch die Ladung des Postzustellers als Zeugen ausreichend geführt werden, denn dieser kann sich eher nicht an die konkrete Zustellung erinnern.
Der BGH hatte dagegen in einer Entscheidung entschieden, dass das sog. „Peel-off-Verfahren“ für den Anscheinsbeweis genügen kann: In diesem Verfahren wird das Identifikationsetikett der Sendung unmittelbar vor dem Einwurf auf den Auslieferungsbeleg geklebt. Der Zusteller bestätigt nach dem Einwurf, dass dieser erfolgte unter Angabe des Datums.
Nach Ansicht des BAG, dass der Arbeitgeber nicht hinreichend darlegen und beweisen konnte, dass das bEM angeboten wurde. Der Arbeitgeber konnte weiter nicht hinreichend darlegen, dass das „unterbliebene“ bEM nicht hätte dazu beitragen können, dass neuerliche Krankheitszeiten des Klägers bezogen auf den maßgeblichen Prognosezeitpunkt des Kündigungszugangs zumindest hätten verhindert und so das Arbeitsverhältnis hätte erhalten werden können. Die krankheitsbedingt ausgesprochene Kündigung war damit unwirksam.
Die Entscheidung unterstreicht damit: Wer sich auf eine bEM-Einladung beruft, muss nicht nur deren rechtlich richtigen Inhalt, sondern auch ihren rechtssicheren Zugang dokumentieren können. Dabei birgt die Zustellung per Einwurf-Einschreiben erhebliche rechtlichen Risiken und sollte auch bei der Zustellung der bEM-Unterlagen vermieden werden.
Gleiches gilt bei der Zustellung von Kündigungen: BAG-Entscheidung vom 30.01.2025
Die Entscheidung vom 07.05.2026 knüpft unmittelbar an das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 30.01.2025 – 2 AZR 68/24 an. Dort ging es um den Zugang eines Kündigungsschreibens per Einwurf-Einschreiben. Das BAG ließ offen, ob es bei einem ordnungsgemäß dokumentierten Verfahren dem vom Bundesgerichtshof entwickelten Anscheinsbeweis folgt. Es entschied aber eindeutig, dass Einlieferungsbeleg und Sendungsverlauf ohne Reproduktion des Auslieferungsbelegs keinen Anscheinsbeweis für den Zugang begründen.
Der praktische Unterschied liegt im Gegenstand des Schreibens: Im Jahr 2025 war die Kündigungserklärung betroffen, im Jahr 2026 eine bEM-Einladung. Die gemeinsame Botschaft ist jedoch eindeutig: Bei rechtlich bedeutsamen Schreiben trägt der Arbeitgeber das Risiko eines nicht beweisbaren Zugangs. Ein bloßer Sendungsstatus ersetzt keinen konkret auf die Sendung bezogenen Zustellnachweis.
Ihre Anwältin für Arbeitsrecht empfiehlt:
Die Entscheidungen zeigen deutlich, dass Arbeitgeber sich sich bei bEM-Einladungen und Kündigungen und vergleichbaren wichtigen Dokumenten nicht auf das Einwurf-Einschreiben verlassen dürfen. Hier sollte die Zustellung zur gerichtlichen Nachweisbarkeit im Streitfall durch einen Kurier oder Boten bzw. idealerweise durch einen Gerichtsvollzieher erfolgen.
Kann der Zugang nicht bewiesen werden, kann der Arbeitgeber eine unterbliebene Reaktion des Arbeitnehmers nicht ohne Weiteres als Ablehnung eines ordnungsgemäß angebotenen bEM behandeln. Ein nachvollziehbar dokumentiertes Verfahren ist daher ein wesentlicher Baustein, um krankheitsbedingte Kündigungen rechtssicher vorzubereiten. Stellen Sie außerdem sicher, dass die bEM-Einladung die gesetzlichen Informationen zu Zweck, Freiwilligkeit sowie Datenverarbeitung enthält.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung von bEM-Unterlagen und beraten Sie zur ordnungsgemäßen Zustellung sowie der rechtssicheren Gestaltung von krankheitsbedingten Kündigungen. Sprechen Sie uns jederzeit hierzu an!
